用合作思維設計你的會議

Meeting is Collaboration

課程背景 Background

當我們想到會議管理的時候,通常會想到這些內容:

  1. 準備和執行會議的各種規則與流程。
  2. 如何應對會議上出現的各種問題和挑戰(比如跑題、發言不積極、超時、爭吵等等)。

然而越來越多的企業發現:會議低效這個現象,根源要從會議之外去找,僅僅靠強調會議規則和技巧是不夠的。即便能夠完美地走完流程也不一定就是高效的會議。

在工作中之所以要開會,有兩大原因:1)需要對方;2)要解決問題。所以會議的本質其實是一次項目合作。當與會者沒感受到自己是真正被需要的,并且討論也偏離了解決問題這個初衷時,這次會議便注定是失敗的。

當我們用合作思維來開會時,會關注三個問題:

  1. 會議的目標是什么?(解決什么問題)
  2. 與會者都是真正有共鳴的伙伴嗎?(與會者感覺被需要嗎)
  3. 我的行動、采取的方式都是為目標服務的嗎?(怎樣解決問題)

本課程的底層邏輯是特別強調合作的POA思維,它把目標、伙伴、行動/方法巧妙地融合在一個POA循環中,幫助學員用合作思維直擊問題的要害,找到解決的切入點:

  • 為什么與會者不愿來開會?因為對會議的目標不清楚或者無感。
  • 為什么例會中匯報工作讓人昏昏欲睡?因為這個議題只有匯報雙方有共鳴。
  • 為什么討論問題時沒有共創的氛圍?因為與會者對目標沒有達成共識,成為真伙伴。
  • 為什么激烈爭吵卻沒有結果?因為只關注方案本身,卻忽略了方案背后的目標/意圖。

當學員用促成一次合作的視角來看待會議、設計會議時,才能讓與會者齊心協力地解決好問題,為企業創造更大的效益。

課程特色 Unique Strength

  • 原創:獨創的“POA行動力”思維,讓你用合作的視角看會議。
  • 合作:會議的價值在于和對方一起來更好的解決問題,而非死板的規則。
  • 人本:強調“伙伴”在會議中的作用,讓會議回歸“以人為本”。
  • 痛點:圍繞會議中真實的痛點展開課程,激發學員改變的欲望。
  • 落地:不拘泥于死板規則。現場練習,學以致用。

課程對象 Attendees

  • 需要經常主持和組織會議的企業管理者

課程收獲 Objectives

  • 了解高效會議的本質是一次項目合作。
  • 了解P(伙伴)、O(目標)、A(方法/行動)這三個元素在會議管理中的作用。
  • 能夠運用POA思維做好會前準備,起草會議邀請,把與會者變成伙伴。
  • 能夠運用POA思維避開例會的坑,讓與會者對話題都有共鳴。
  • 能夠運用POA思維設計問題解決會流程,和與會者一起高效解決問題。
  • 能夠運用POA思維獲得與會者的支持,提升會議控場能力

課程大綱 Outline

一、什么是高效的會議?

  1. 開場破冰:會議之痛 高效會議
  2. 我們為什么要開會?
  • 開會就是和他人一起解決問題
  • 高效會議≠流程完美
  • 會議的本質是一次項目合作
  1. 促進合作的POA思維
  • POA行動力循環:
    • 目標(O)凝聚伙伴(P)
    • 伙伴(P)共創方法(A)
    • 方法(A)服務目標(O)
  • 【模擬會議】公司旅游去哪里?
    • What只是手段,Why才是目標
    • 【練習】What vs. Why

二、用合作思維設計會議 — 會前

  1. 什么情況下需要開會?
  • 你需要問三個問題:
    • 第一問:這次會議的目標(O)是什么?
    • 第二問:這次會議期待的產出是什么?
    • 第三問:開會是達成這個目標最好的方式(A)嗎?
  1. 應該邀請哪些人參會?
  • 你需要問三個問題:
    • 第一問:哪些人和這個會議目標/產出相關?
    • 第二問:參加會議是他們做出貢獻的最佳方式(A)嗎?
    • 第三問:他們對會議目標有共鳴嗎?
  • 怎樣寫會議邀請?
    • 會議邀請的目標(O)是讓與會者產生共鳴,成為伙伴
    • 區分“議題”和“目標”
    • 強調重要性和價值
    • 預告產出與會前準備
  • 【小組練習】為一個工作中常開的會議寫一份會議邀請
  • 【小組練習】為這個會議擬定一份新的與會者名單
  1. 怎樣設計議程?
  • 【原則】議程為目標/產出服務
  • 第一步:羅列所有必要內容
  • 第二步:排列順序,形成步驟
  • 第三步:分配時間,制定計劃
  • 【小組練習】為這個會議擬定一份會議議程

三、用合作思維設計會議 — 會中

  1. 例會應該怎么開?
  • 例會是怎樣產生的?
  • 【原則】所有話題必須是全體與會者都有共鳴的
  • 用POA思維解決常見錯誤:
    • 逐一進行工作匯報
    • 進入具體項目的細節
  1. 怎樣提升會議控場能力
  • 常見控場挑戰:
    • 跑題怎么辦?
    • 時間失控怎么辦?
    • 爭執不下怎么辦?
    • 怎樣做決策/選擇?
      • 【工具】POA決策法:用O選A
    • POA的解決之道:和與會者合作,一起來控場。

四、用合作思維設計會議 — 會后

  1. 為什么有決議卻不執行?
  • 不執行決議的會議是一場失敗的合作
  • 會后的問題是會前/會中埋下的雷:
    • 與會者對目標有共鳴嗎?
    • 與會者真正參與到決議的制定了嗎?

六、復習總結

  • 回顧知識點
  • Q&A
  • 行動計劃

 

講師介紹

朱穎磊

“行動力習學社”創始人
“POA行動力”聯合發起人
POA高級促動師
曾任多家著名機構簽約講師
曾任世界500強企業全球總部內部培訓師
中歐國際工商學院EMBA學位
國家二級心理咨詢師

課程時長 Duration

  • 1天

開課時間:待定

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